King Arthur Groep en Ronde Tafels

Blik van Anneke Gros

Interview met Anita Schimmel, een van de initiatiefnemers van King Arthur Groep
 
Anita Schimmel komt aanrijden met haar kleurige Mini bij het ontmoetingscentrum in Soest voor mensen met beginnende dementie. "Wil jij mevrouw P. even ophalen Anita? We zijn te laat." Ze stapt in haar Mini en haalt mevrouw op. Die moppert op de heenweg dat ze het maar niks vindt, waarom wordt ze niet in een busje opgehaald zoals anders?

Anita maakt van de gelegenheid gebruik om met mevrouw P. in gesprek te gaan. Om te onderzoeken hoe zij de kwaliteit van de organisatie ervaart en ook om haar te leren kennen. Op de terugweg wordt het gesprek vervolgd. In dezelfde mini is mevrouw lóvend over de kwaliteit van de organisatie! “En wat een leuke auto!”

Even voorstellen… King Arthur Groep
Anita Schimmel en Jarcine Spaander zijn de directeuren van King Arthur Groep. Dat is een thuiszorgorganisatie die zorg voor mensen met dementie kleinschalig organiseert. Deze biedt ondersteuning en activiteiten aan mensen in ontmoetingscentra en in hun thuissituatie. In de woonzorgvoorziening ‘Ridderspoor’ in Hilversum biedt King Arthur Groep 24-uurs zorg.
 
Anita vertelt hoe de klant in hun bedrijf centraal staat: “Het hart van ons bedrijf is bijdragen aan een waardig leven en een warm en veilig thuis voor mensen met dementie en hun naasten. Bij alles wat we doen stellen we ons de vraag, wat draagt dat bij aan mensen met dementie?”.
 
Oei, ik groei
King Arthur Groep is de laatste jaren flink gegroeid. Op een gegeven moment stelden Anita en Jarcine zich de vraag: “Hoe gaan we verder groeien, terwijl we de kwaliteit hoog houden? Zijn wij degenen die het bedrijf verder kunnen brengen?” Op zoek naar antwoorden, volgden zij de Growth Class waaronder gastcolleges van Rene Savelberg. Het ei van Columbus was voor hen:

1. Stel je een kerstboom voor. De top van de organisatie is niet de directie maar de klant, de bodem is de backoffice/directie en de stam is het personeel.
2. Standaardisatie. Iedereen kent het voorbeeld van McDonalds die snel groeide van 20 naar 200 vestigingen. Dat kon alleen maar door verdergaande standaardisatie.

 
Anita vertelt enthousiast: “Ons doel is dat per 1 juni 2018 de organisatie zelforganiserend is. We zijn er nog wel, maar spelen een rol op de achtergrond. King Arthur Groep draait nu al met zelforganiserende teams op gelijkwaardig niveau. De backoffice is ondersteunend en dat gaan we nog verder standaardiseren. Wij zorgen ervoor dat in de backoffice wet en regelgeving, procedures en administratie zijn verankerd. De backoffice is als het ware de voeding van de kerstboom, voor zorgverleners om hun werk goed te kunnen doen.”
 
De organisatie op zijn kop
Anita: “We hebben een enorme stap gemaakt in het verder ondersteunen van de zelforganiserende teams en het verder standaardiseren van processen. Steeds hebben we ons afgevraagd: wat draagt het bij aan de persoon met dementie, net zolang tot een efficiënt proces overbleef.
 
Zorgverleners raken geïrriteerd van de vele mails, regels en computers die niet werken. Zij willen met mensen met dementie en hun naasten bezig zijn. Zij hoeven alleen maar te plukken van wat voor hen is gemaakt in de backoffice. Zo kunnen zij nog betere zorg verlenen.”
 
Alles voor de klant – we zijn uniek
Anita vertelt verder: “We zoeken de grens van de wet op als dit in het belang is van de zorg aan de klant. We doen zeker aan cliëntenraadpleging, maar hebben geen Cliëntenraad. Vaak bestaan cliëntenraden uit mensen die worden ingehuurd. Organisaties voldoen daarmee aan wet en regelgeving. Wij willen geen vreemde mensen betalen en laten beslissen over onze organisatie. Wat we wel doen is onze echte klanten betrekken met familieavonden, centrum- en huisbijeenkomsten. We raadplegen mantelzorgers hoe het gaat. In onze jaarverantwoording vertellen we jaarlijks wat en hoe we het doen. En tijdens de jaarlijkse kwaliteitsaudit wordt dat ondersteund met verslagen. Naar verwachting zijn we (bijna) de enige organisatie in Nederland die dit zo doet.”
 
King Arthur Groep en Ronde Tafels
Naar de legende van King Arthur hebben Anita en Jarcine Organisatie Ronde Tafels ingevoerd, 1x in de zes weken op zaterdagochtend worden er gezamenlijk besluiten genomen over organisatievraagstukken. Anita vertelt dat zij en Jarcine altijd de intakegesprekken voerden met nieuwe zorgverleners en begeleiders. Maar hoe doe je dat als je dit wilt delegeren aan de zelforganiserende teams? Dit was zo’n vraag voor de Ronde Tafel. Hieruit zijn de rol van kwartiermaker en inwerktrajecten voortgekomen.
 
Tijdens een Ronde Tafel worden veranderingen voorgelegd en komen de deelnemers tot consensus. Gelijkwaardigheid staat voorop. Met de klok mee mag iedereen zeggen wat hij ervan vindt. Zo komt iedere zorgverlener aan het woord. Je mag alleen verdiepende vragen stellen en niet in discussie gaan. Dat was in het begin wel wennen. Ditzelfde gebeurt in de volgende rondes waarin mensen met een voorstel komen totdat een definitief voorstel op tafel ligt. Als iemand bezwaar heeft, komt de vraag: hoe wil jij het nieuwe voorstel formuleren?
 
Anita: “Belangrijke vraag in de intake is, kan de nieuwe zorgverlener contact maken met iemand met dementie. We willen zeker weten dat iemand dat kan. Voordat potentiële begeleiders een inwerktraject starten, lopen zij een dag mee op een ontmoetingsgroep om te kijken of zij contact kunnen maken met mensen met dementie. Op deze manier selecteert de klant een nieuwe collega.”
 
Wat ben je trots op?
Anita is trots op al die zorgverleners die flexibel zijn en niet in vaste patronen zitten. “Ik krijg energie van al die mensen die gaan voor mensen met dementie. Het zijn allemaal zorgverleners die willen verbeteren en willen veranderen en daar kun je je bedrijf op bouwen”.
 
Het is spannend hoe King Arthur Groep verder zal ontwikkelen. Er zal misschien meer afstand komen van de uitvoering, maar Anita blijft in haar Mini mensen ophalen als het nodig is, of boodschappen doen om feeling te houden met het hart van het bedrijf: bijdragen aan een waardig leven en een warm en veilig thuis voor mensen met dementie en hun naasten.
 
Boekentips
Het geheim van groeikracht, Rene Savelberg
Verdraaide organisaties, Wouter Hart
Koning Arthur, Ed Knies