Scrum

Beleving van Fabia Hooykaas

​Afgelopen jaar ben ik aan het werk bij een klant. Mij is gevraagd om samen met verschillende professionele medewerkers een team te vormen. Een team dat uit ondersteuners bestaat, dat fysiek is samengevoegd, meer samen gaat werken maar ook opgewassen moet zijn tegen veranderingen in de organisatie. En dat allemaal naast het gewone werk dat dagelijks wordt aangeleverd. Een uitdaging, maar wel een hele leuke.

​Toen we van start gingen, waren we eigenlijk behoorlijk standaard bezig. Zo hadden we regelmatig werkoverleg met een keurige agenda en een actielijstje. En daar begon het eigenlijk al te wringen. Er wordt als leidinggevende naar jou gekeken en verwacht dat je het werkoverleg voorzit. Dat voelde niet goed want het is toch een proces van ons allemaal. Het veranderde toen een collega enthousiast kwam vertellen dat een aantal teams in de organisatie aan de slag gingen met Scrum, een onderdeel van Agile. Dat klonk interessant. Het is een techniek die gebruikt wordt bij projecten en vooral in de IT.

Nu zijn wij als team geen IT-team en ook geen projectteam maar dat maakt het gebruik van Scrum eigenlijk extra leuk. Het blijkt namelijk ook heel geschikt te zijn voor teams die heel ander werk doen. Vorige keer schreef ik al dat Agile betekent behendig en lenig en dat is precies zoals wij het inzetten.
 
Ik zal jullie meenemen in de stappen die wij hebben gezet en die je misschien wel inspireren om zelf ook eens te gaan experimenteren. Toen wij met Scrum aan de slag gingen hebben we twee onderwerpen eruit gehaald die wij bij ons vinden passen. Het is de meetup en de standup.
 
Standup
Laten we beginnen met de standup. Die hebben we gelijk ingevoerd. Iedere ochtend op een vast tijdstip, bij ons is dat 9.00 uur precies, staan we bij elkaar. Staan, dat is wel een kenmerk van Agile, je doet veel staand. Om de beurt vertelt een collega wat hij of zij gaat doen die dag, of er bijzonderheden zijn en of iemand het redt of hulp nodig heeft. Afwezigheid van collega’s wordt gedeeld en wetenswaardigheden uitgewisseld. In hele korte tijd, maximaal 15 minuten, ben je goed geïnformeerd. We zijn inmiddels al zover dat we ook af en toe collega’s uit andere teams uitnodigen. Het houden van een standup is echt een verrijking.
 
Meetup
En dan onze meetup. Dat is in de plaats gekomen van ons werkoverleg. We hebben een bord en gekleurde Post-Its in verschillende maten en kleuren aangeschaft en daarmee konden we van start. Het bord is 2m x 2m, van licht materiaal en je kunt het dichtvouwen. Op het bord staat een grote cirkel met 2 cirkels erin. De foto die bij dit artikel staat, geeft je een beeld van het bord.
 
Binnenste cirkel
In de binnenste cirkel en tevens de kleinste, hebben wij onze ambitie moeten verwoorden, het hogere doel. Alle ambities hebben een eigen kleur. Zo hebben wij een ambitie die heet verbinden en profileren (oranje). Onze andere ambitie is processen op orde (blauw). Je formuleert de ambitie vanuit vier vaste regels, te weten:

• Wij: Wie zijn jullie
• Willen: Wat willen wij bereiken
• Zodat: Wat levert het je op
• Met aandacht voor: Wat vind je belangrijk en wil je niet uit het oog verliezen

 
Middelste cirkel
Om die ambitie te bereiken moet je doelen neerzetten die je wilt gaan halen om uiteindelijk je ambitie te bereiken. Deze doelen zet je in de middelste cirkel. Een voorbeeld van onze doelen:

• Processen moeten worden verzameld
• Processen moeten voor iedereen toegankelijk zijn
• Processen staan op een centrale plek
• Ieder proces moet zijn voorzien van een eigenaar

 
Voor de blauwe ambitie gebruik je voor het opschrijven van ieder doel blauwe langwerpige Post-Its, met daarop de naam van de eigenaar.  
 
Buitenste cirkel
Om het bovenstaande doel te bereiken, moet je in actie komen. In de buitenste cirkel zet je je acties. Iedere actie schrijf je op een vierkante Post-It in de kleur die past bij de kleur van het doel. En ook op deze Post-It staat de naam van de eigenaar van de actie.
Een voorbeeld van acties van bovenstaand doel is:

• Processen worden verzameld
• Ontbrekende processen worden gemaakt
• Alle processen bespreken met de collega’s
• Alle processen die akkoord zijn worden geplaatst op de centrale plek
• Alles goedgekeurde processen worden voorzien van een eigenaar

 
Hard werken
Wij hebben iedere week een meetup van een uur en dan volgen we een vast stramien. We maken op een flipover een tijdschema waarop staat hoeveel tijd we gaan besteden aan het bespreken van de doelen en het herformuleren. We zetten erop hoeveel tijd we gaan besteden aan de acties. Daarnaast ruimen we tijd in om te “vieren” dat we acties klaar hebben. Zo kan het dat je een actie klaar hebt en dat vertelt aan iedereen. Het kan ook zijn dat je een demo geeft. Je laat dan zien wat je bereikt hebt en deelt dit met je collega’s. Is je actie klaar en je doel bereikt dan verhuis je de Post-Its naar de zijkant van het bord. Tenminste zo doen wij het want dat maakt ons er steeds weer van bewust hoe hard we hebben gewerkt om onze doelen te bereiken.
 
Na verloop van tijd heb je doelen gehaald en worden doelen eventueel opnieuw geformuleerd. Maar het kan ook zijn dat een ambitie is afgerond. Dan is het tijd om een nieuwe ambitie te formuleren. Het is altijd goed om twee of drie ambities te hebben. Meer wordt wat te ambitieus.
 
Procesbegeleider
Om alles in goede banen te leiden is een collega de procesbegeleider. Die houdt de tijd in de gaten en zorgt ervoor dat iedereen zijn doelen en acties vertelt. De procesbegeleider ziet erop toe dat indien nodig doelen en acties opnieuw geformuleerd worden. De hele sessie wordt staand gedaan. En iedereen loopt zelf naar het bord en bespreekt de acties en doelen met alle collega’s.
 
Het is een leuke manier van werken omdat de leidinggevende geen prominente rol heeft maar gewoon mee doet met het teamproces. In korte tijd is iedereen geactiveerd, geïnformeerd en weten we als team precies wat ons te doen staat.