We maken het niet af

Beleving van Fabia Hooykaas

Herken je het? Misschien wel misschien niet. Ik herken het in ieder geval wel. Het is een soort standaard. We zijn klaar, hiep hoera en we gaan door naar het volgende. Ik zie het op allerlei gebieden, in allerlei bedrijven en op allerlei niveaus. We beginnen, werken het af en dan stoppen we. Terwijl juist de leermomenten en de kwaliteitscontrole in de laatste fase zitten, te weten het evalueren. Evalueren is een slim instrument.

Ik werk vaak met de ServiceCirkel om de verschillende fases inzichtelijk te maken. De cirkel bestaat uit vier fases, te weten contact, inventarisatie, uitvoering en nazorg/follow-up. Iedere fase is belangrijk maar nu wil ik specifiek in gaan op de laatste fase, de nazorg/follow-up of in dit geval de evaluatie.

Evalueren
Het woord evaluatie (verbum evalueren) komt uit het Latijn en betekent letterlijk ergens de waarde uithalen. Dus evalueren betekent dat je bekijkt wat de waarde van iets is geweest. Dan gaat het niet zozeer over de waarde in geld, maar hoe goed iets is gegaan, wat we gedaan hebben.
 
Evalueren is een mooi mechanisme. Het zorgt ervoor dat we controleren of wat we gedaan hebben ook werkt. Het fijne van evalueren is dat we met elkaar de tijd nemen om het hele proces door te nemen. In de voorgaande zin staan de kritische woorden dat we met elkaar de tijd nemen. En dat is precies wat we niet altijd doen. We nemen er de tijd niet voor en daarom laten we het maar zitten. Maar denk eens buiten je denkpatroon. Bedenk eens wat er wel kan als je vindt dat tijd een kritische factor is. We hoeven echt niet allemaal naar dezelfde plek om te praten. Werken we bijvoorbeeld internationaal of multidisciplinair dan zou je kunnen bedenken dat Skype of een ander communicatie kanaal ook prima werkt.
 
Gemiste kans
Een ander punt wat ik nogal eens tegenkomen is dat niemand zich ervoor verantwoordelijk voelt. Ben je wel verantwoordelijk maar doe je het niet dan zie ik vaak dat iemand er niet op wordt aangesproken. Dan wordt er niet geëvalueerd en gaat iedereen over tot de orde van de dag.
 
Gemiste kans! We hebben nu gemist dat we onszelf kunnen verbeteren.
 
Waarom wil je evalueren? Om de volgende zaken te verbeteren:

• de werkwijze;
• het effect;
• de succesfactoren;
• de sturing;
• het projectteam;
• de samenwerking.

 
Een mooi voorbeeld van wat er mis kan gaan als je niet evalueert is een project dat maar matig was uitgevoerd. Er waren verschillende disciplines die met elkaar een product hadden afgeleverd. Nu was vooral de wijze waarop het tussen- en eindrapport gemaakt was niet naar tevredenheid. Vormgeving was niet toereikend. De inhoud en de wijze waarop de informatie was verzameld, was niet in orde. Eindresultaat was dat iedereen blij was dat het klaar was, het was tenslotte maar op een paar punten niet zo lekker gegaan, en het project afgesloten kon worden.
 
Het zal je misschien niet verbazen dat er geruime tijd later eenzelfde soort project werd opgetuigd voor een andere vraag met een andere groep medewerkers. Iedereen ging enthousiast aan de slag. Iedereen werd nog blijer toen bleek dat er nog flink wat materiaal en draaiboeken van de vorige keer lagen. Sommige zaken waren gewoon een kwestie van “knippen en plakken”. Je voelt natuurlijk al aan wat er gebeurde. Dezelfde matige resultaten en rapportages werden opgeleverd. Tot grote frustratie van de medewerkers.
 
Tips

• Denk vooraf na wat je afloop wilt weten. Denk aan het proces, de resultaten en de samenwerking, zowel met interne als met externe klanten;
• Bepaal de mijlpalen in het project en maak daar natuurlijke evaluatiemomenten van;
• Spreek vooraf de eindevaluatie af;
• Spreek vooraf het evaluatiedoel af;

• Plan vooraf de evaluatiedata en respecteer die;

 
Om het nog even kort samen te vatten, bespreek na afloop altijd de resultaten, leg de verbeteringen vast, maak gebruik van de opgedane kennis en waarborg daarmee continue kwaliteitsverbetering.