Beleving van Fabia Hooykaas

Weeffouten, we vinden het nog steeds een woord dat precies de lading dekt. Weeffouten kunnen overal zitten, in de onderlinge samenwerking, in onduidelijkheid over afspraken, in de aanspreekcultuur, in de communicatie, in de ongeschreven regels of in de processen.

Soms sta je als medewerker voor een dilemma. Welke keuze maak je dan? Regels dicteren gedrag. Niet datgene wat op een bepaald moment logisch is, zegt Frank van Marwijk in zijn artikel ‘Waarom ongeschreven regels vooral ongeschreven moeten blijven’. 

Ja, leuke oefeningen, zei ze maar je weet toch wel dat het tegenwoordig over feedforward gaat. “je loopt achter”.
Dat was even slikken. Over feedback gesproken. Maar goed, het zet je aan tot nadenken en ik heb eens kritisch haar stelling geanalyseerd. Ik ben het er niet mee eens en ik zal uiteggen waarom niet.
Maar eerst een korte toelichting over wat feedforward is. Dat is een methode die werkt volgens de volgende stappen:

Nadat ik het allemaal eens op een rij gezet had, kwam ik tot de conclusie dat het ging om mijn woordgebruik en de verschillende associaties die de deelnemers erbij hadden. Die associaties gingen een geheel eigen leven leiden. De deelnemers met de meeste overtuigingskracht zorgden ervoor dat hun associatie de doorslag gaf en dus ging de oefening in verschillende groepen verschillende kanten op.

Een telefoniste van een zorgcentrum die een familielid van een bewoner vertelt dat hij morgen wordt teruggebeld, wordt niet teruggebeld omdat de collega de hele dag op cursus was. Het gevolg is extra telefoontjes en een ontevreden klant.

Er stonden drie (!) medewerkers die wat rondkeken, maar niet onze kant op. Een ervan ging wat servetten recht leggen. Op mijn gezwaai kwam ze naar ons toe. Even later kwamen onze kopjes thee, die zonder ons aan te kijken en zonder iets te zeggen voor ons neer werden gezet. Een uitzondering? Ik denk dat we allemaal wel zulke ervaringen hebben.

Druk babbelend komen we uit op hoe wij onszelf noemen om aan te duiden wat wij doen. Wij noemen onszelf een organisatie- en adviesbureau. Onze sparringspartner geeft zijn mening over organisatiebureaus die de hele boel op z’n kop zetten binnen bedrijven en die nog wat zaken doen waarover ik hier niet zal uitweiden.

Voor wie het model niet kent: De PDCA-methode is een organisatieleersysteem met als uitgangspunt dat er altijd iets te verbeteren valt. PDCA kent vier activiteiten:  

• Plan: plannen wat je gaat doen en hoe je dit gaat doen
  
• Do: doe wat je hebt gepland
  
• Check: onderzoek of alles volgens plan is verlopen
  
• Act: aanpassen wat niet volgens plan is verlopen
  

Om dit duidelijk te maken, gebruikte ik laatst een game in een training voor mensen die beter klantcontact wilden. Eén cursist was de klant en vroeg om ‘product x’, dat uit verschillende onderdelen bestond. De groep moest deze onderdelen samenstellen voordat ze konden leveren.

Je kent ze vast wel al die voorbeelden die dagelijks voorbij komen. Een vriendin die tegen je zegt, is Jeroen de hele dag thuis geweest en dan ligt de vuile was er nog steeds en kon ik ook nog eens de vaatwasser leeg gaan halen. Ik had mij voorgenomen om als ik thuis zou komen, samen koffie te drinken en dan te bespreken wat we in de vakantie gaan doen. Of die leidinggevende die na het teamoverleg verzucht dat hij het al zo vaak heeft uitgelegd en dat ze het nog steeds niet doen. En dat het zo jammer is omdat ik ze ieder keer moet controleren.