Cycloon Post en Fietskoeriers: 'We stralen uit waar we voor staan via onze mensen'

Blik van Anneke Gros

In een zaal vol ondernemers raak ik aan de praat met Martijn de Maar. Martijn is accountmanager van Cycloon Post en Fietskoeriers. Zij verzorgen en bezorgen post en pakketten voor bedrijven. Martijn praat vol vuur over het inzetten van mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. Over het inzetten van fietskoeriers. Over duurzaam en sociaal ondernemen. Dat het mooier, schoner en voordeliger kan. Ik vind dit zo’n mooi voorbeeld van de nieuwe economie en hoe serviceverlening daarin past, dat ik hem een week later op zijn kantoor in Amersfoort interview.

Op de werkvloer ruikt het naar hout. In januari 2016 is Cycloon Amersfoort van start gegaan. Rijen houten postvakjes staan in een ruime hal. De fietsen staan vooraan bij de deur. Medewerkers drinken een bakje koffie in de kantine en maken grapjes. 

​Ik maak kennis met teamleider Linda, zij coördineert de logistieke processen van post en pakketten van A naar B. Zij zorgt voor het ophalen van de post, het frankeren en het sorteerproces. Martijn vertelt met trots over de filosofie, het personeel en de service.
 
Filosofie
Op de website lees ik: “Cycloon kiest er heel bewust voor om te ondernemen met oog voor mens en milieu. Persoonlijke drijfveren maken dat we met Cycloon een rol van betekenis willen spelen op beide vlakken, ook in de toekomst”. Martijn vertelt dat hij klanten bewust wil maken van wat daadwerkelijk nodig is.
 
Samen met de ondernemer ontdekt hij wat past bij het bedrijf. Wat nemen ze nu teveel af. Een bedrijf heeft bijvoorbeeld een dagelijkse afhaalservice terwijl er niet dagelijks post is. Er is dan voor niets een auto naar toe gereden en de klant betaalt er wel voor. Het is ook niet goed voor het milieu. Met de klant wordt bekeken wat de beste dag is om post op te halen, bijvoorbeeld alleen op donderdag. Post en pakketten worden op de fiets bezorgd. Als de bezorging over een langere afstand gaat, worden auto’s gebruikt die op biogas rijden.
 
Het personeel
Martijn wil ook graag een bijdrage leveren op het sociale vlak, aan werkgelegenheid voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. In Amersfoort worden mensen via Amfors (een sociaal werkbedrijf) ingezet. Zij hebben bijvoorbeeld een lichamelijke handicap of autisme. Door dagelijkse en gestructureerde begeleiding hebben deze mensen zich kunnen ontwikkelen. “Het zijn de meest gemotiveerde mensen en dat stralen ze uit naar onze klanten”, vertelt Martijn.
 
Elke morgen worden de medewerkers ontvangen in de kantine. Er wordt gezamenlijk koffie gedronken. Er is een gestructureerd plan en er wordt veel herhaald. Martijn en Linda begeleiden nieuwe mensen tot ze zelfstandig kunnen sorteren en hun route kunnen fietsen. Denk aan meefietsen, waar is wat, en kaart leren lezen. Linda bespreekt de volgorde van de route. Leert hoe het werkt met even en oneven nummers en wat te doen bij portieken.
 
Het ziekteverzuim is laag omdat mensen fietsen en sociaal bezig zijn. Er wordt gekeken wie past waar. En waar zien we groeimogelijkheden. “We zien wel een voorman in jou”.
Is een klant zijn klantkaart vergeten, “Jan, wil jij die even brengen”. Jan is goed met mensen en maakt graag een praatje. Dit versterkt bovendien het persoonlijke contact met de klant. We stralen uit waar we voor staan via onze mensen.
 
De service: meedenken, transparantie en kostenbesparing
Bij klanten gaat het zoals het gaat. Martijn krijgt vaak als antwoord: “Dit hebben we ooit zo geregeld”. Hij maakt klanten bewust dat het voordeliger kan, maatschappelijk verantwoord en duurzaam.
 
Klanten van Cycloon hebben maar 1 maand opzegtermijn. Martijn: “Wij willen ons bewijzen op wat we kunnen. Wij zorgen dat ze bij Cycloon blijven”. Cycloon ontzorgt de klant. Bijvoorbeeld met de frankeerservice. Bedrijven met een eigen frankeermachine hebben onderhoudskosten aan de frankeermachine en kosten aan inkt cartridges. En dan de tijd die nodig is om te frankeren…. Allemaal zaken die Cycloon kan overnemen.
 
Door strak georganiseerde processen en een gevarieerd aanbod kan Cycloon goed inspelen op de behoefte van klanten. Voor een stichting in Leusden hebben ze net 4000 brieven de deur uitgedaan die allemaal op dezelfde dag verstuurd moesten worden. Cycloon heeft voor alles gezorgd: het printen van de brieven, de enveloppen met adressen, brieven in enveloppen doen, frankeren en bezorgen.
 
Informele organisatiecultuur
Bij Cycloon Post en Fietskoeriers hangt een informele sfeer. De organisatiecultuur heeft kenmerken van een familiecultuur, maar het is geen familiebedrijf. Toen het bedrijf groeide werd eerst binnen de eigen organisatie gekeken naar talentvolle medewerkers. Zo is bijna de helft van de huidige staf bij Cycloon als fietskoerier begonnen, waaronder zelfs de algemeen directeur van Cycloon.
 
Dit past bij de filosofie van Cycloon. Bij elke medewerker zoeken ze naar een plek in de organisatie waar zij het best tot hun recht komen. Of het nu gaat om een postmedewerker, een fietskoerier of een stafmedewerker: allemaal worden ze uitgedaagd op hun eigen niveau.
 
Cycloon is onderscheidend in de missie en visie van het bedrijf, hoe ze het willen doen en wie ze zijn. Het uitgangspunt bij Cycloon is altijd om eerst te zoeken naar een samenwerking waar beide partijen beter van worden, dan direct de concurrentie aan te gaan. Juist om die reden beginnen zij geen fietskoeriersbedrijf in Amersfoort, omdat 2wielkoeriers daar al actief is, waarmee ze goed contact hebben. Het uitbreiden van die samenwerking is hen veel meer waard.
 
Bij een evaluatie met een grote klant kreeg Martijn te horen dat het fijn was dat ze gewoon informeel waren en niet arrogant van zo gaan we het doen. Maar meedenken en kijken wat er nu echt nodig is, op een manier die maatschappelijk verantwoord is. Servicecultuur in de nieuwe economie!