Eerst nee dan ja

Beleving van Fabia Hooykaas

Veel medewerkers en managers hebben last van de valkuil dat ze te snel ja zeggen als er gevraagd wordt of ze iets kunnen doen. Er zijn oorzaken waardoor je in die valkuil terechtkomt en er zijn oplossingen om er weer uit te komen.

Als een van de oorzaken zie ik dat er niet gewerkt wordt met een goede werkplanning. Een planning waarin duidelijk staat wat je doet, wanneer je het doet en hoe lang je erover doet. Want als je dat weet, weet je ook wat er wel en niet kan. Het praat tenslotte een stuk makkelijker als je overzicht hebt.

Een andere oorzaak is dat veel ondersteuners moeite hebben met “nee” zeggen. Het zit zo in hun persoonlijke systeem om te helpen dat bij hun de ja eerder komt dan de nee.

Ik geef een voorbeeld:
Je bent dienstverlenend ingesteld. Je vindt het belangrijk dat alles gedaan wordt voor de klant en daar werk je hard voor. Een planning maken kost te veel tijd en je hebt het toch allemaal wel in je hoofd. Je weet wel wat je moet doen maar je weet niet hoelang het gaat duren. Je tijdsgevoel laat je in de steek en al het werk wat aangeboden wordt, doe jij wel even. Het komt dan ook niet in je op om nee te zeggen tegen die hele leuke klus. Nee zeggen zit niet in jouw woordenschat.

Wat zou je kunnen helpen.
Werk met een planning! Werken met een goede planning maakt het makkelijk om te kijken wat er wel en niet kan. Heb je er tijd voor, dan is het oké. Heb je er geen tijd voor, dan kun je dat aangeven en kijk je samen naar je planning om te zien wat er wel mogelijk is. Kan het niet, dan is dat ook duidelijk en weet de ander gelijk waarom het niet lukt.

Gaat het door alle stress toch mis en heb je te weinig nee gezegd, blijf er dan niet mee zitten. Ga proactief naar je manager toe en geef aan dat je vastloopt in de hoeveelheid werk. Voorkom dat je stilletjes zit te verdrinken. Gelukkig kun je met je planning goed aangeven waar de problemen zitten en welke werkzaamheden er blijven liggen. Samen prioriteiten stellen helpt en soms moet er werk worden teruggegeven. Want we zien het wel eens over het hoofd maar heel vaak is er meer werk dan tijd. Dan moeten er meer mensen nee leren zeggen.