Pokeren voor je planning

Beleving van Fabia Hooykaas

​Duidelijkheid, plannen, wie doet wat, werkoverleg allemaal principes die herkenbaar en belangrijk zijn op de werkvloer. Ook de werkvloer gaat met zijn tijd mee en je ziet daar steeds vaker vernieuwing plaatsvinden. Er wordt gezocht naar nieuwe methodieken om werkoverleg en planning te combineren en aantrekkelijk te maken. Dat laatste ontbrak toch eigenlijk wel. 

Statisch zitten, luisteren naar de leidinggevende en duiken als er acties verdeeld worden, is eigenlijk wel achterhaald. Visualiseren, bespreken, doen en verantwoorden zijn nu de nieuwe kernwoorden. Helemaal leuk, tenminste zo denk ik erover. Principes blijven hetzelfde maar worden afgestoft en in een nieuw jasje gestoken.

Agile
Het nieuwe toverwoord is Agile. Letterlijk betekent Agile behendig en lenig. Agile is dan ook een aanpak waarbij flexibiliteit voorop staat. Als team ga je ervan uit dat de omstandigheden tijdens een project veranderen en daar speel je op in zodat het eindresultaat niet in gevaar komt. Boeken vol zijn er over geschreven. Evenzoveel trainingen worden er over gegeven. Agile is niet één specifieke methodiek, maar een verzameling van allerhande principes en methodes. En dat maakt dat ik het zo leuk vindt om er mee te werken. Je kiest uit wat je past, duwt het een beetje in de vorm die jou passend lijkt en je kunt op een leuke manier aan het werk.
 
Voorbeeld
Een collega van mij is tijdelijk werkzaam bij een IT afdeling. Ze werken daar aan een project en hebben het grote geheel opgedeeld in kleinere onderdelen. Behapbaar en overzichtelijk. Dit was niet altijd de werkwijze die zij hanteerden. Voorheen werd er met specificaties gewerkt en werd er zonder goed overleg met de klant gewerkt naar het grote doel. De filosofie was min of meer dat alles vast lag in de specificaties en deze waren bekend bij de klant en dus kon je met relatief weinig overleg aan de slag. Toch bleek vaak bij oplevering dat het nog niet klopte en dat leverde weer herstelwerk op en gedoe met de klant.
​ 
Het kan anders
Het roer is omgegooid. Het project wordt in stukken gehakt. Alle stukken worden door de teamleden benoemd en op gekleurde post-its gezet. Op een whiteboard worden twee assen getekend. De ene geeft complexiteit aan en de andere relevantie. Elk teamlid krijgt een set Agile poker kaarten met waardes erop. De kaarten kun je makkelijk zelf maken maar ze zijn ook te koop. Google maar even op Agile pokerkaarten en er gaat een wereld voor je open. Er wordt een post-it gepakt en elk teamlid denkt zwijgend na over complexiteit. Zodra iedereen er klaar voor is, legt ieder teamlid zijn gekozen pokerkaart op tafel. Als de waardes gelijk zijn dan is het makkelijk en wordt de post-it bij die waarde op het whiteboard geplakt. Liggen de waardes sterk uiteen dan is er kennelijk een verschil van inzicht over de complexiteit en kunnen de teamleden elkaar vertellen waarom zij denken dat iets makkelijk of juist heel moeilijk is. Het doel is om tot een unanieme waarde te komen, inzichten met elkaar te delen en gelijke beeldvorming te krijgen. Hierna wordt opnieuw gepokerd om hetzelfde onderwerp maar nu om relevantie. Ook hier hetzelfde principe als bij complexiteit. Deze twee waardes vormen nu de coördinaten voor op het whiteboard.
 
Wat levert het op
Op het whiteboard is nu te zien welke werkzaamheden relevant zijn en snel te realiseren. En welke werkzaamheden wat moeilijker zijn of minder relevant. Je hebt een ordening in prioriteit aangebracht waar alle deelnemers achter staan. Vervolgens maak je een planning in de tijd. En omdat de werkzaamheden overzichtelijk gerangschikt zijn, kunnen de werkzaamheden onderling worden verdeeld naar prioriteit en tijd. Je kunt kiezen voor zogenaamde quick wins of juist een complex probleem bij de kop te pakken.
Het mooie is dat een volgende keer iedereen de stand van zaken van de verdeelde werkzaamheden kan vertellen. Zo houd je overzicht en iedereen bij de les. Wil je terug kijken als je niet in staat bent om je whiteboard te behouden, maak er dan iedere keer een foto van.
 
Bovenstaande manier van werken leent zich uitstekend voor een multidisciplinaire samenwerking waarin gezamenlijk aan doelen wordt gewerkt.
 
Volgende keer meer over nieuwe manier van werkoverleg voeren in een backoffice waarmee we momenteel experimenteren. Wordt vervolgd.