Praten in stippellijntjes

Beleving van Fabia

Tijdens mijn voorbereiding van een communicatietraining zag ik een oefening voorbij komen waarvan ik moest glimlachen. Meestal als ik die oefening doe dan vinden deelnemers niet dat het op hun van toepassing is. Mijn deelnemers zijn namelijk altijd duidelijk in wat zij vertellen. Zij hebben zeker geen last van praten in stippellijntjes. Als iemand anders ze niet begrijpt dan ligt dat zeker niet aan hun.

Wat is praten in stippellijntjes eigenlijk?
Als iemand jou een instructie, een uitleg, een verzoek, een beeld of wat dan ook geeft, dan is dat bijna altijd incompleet. We vertellen een verhaallijn die in ons hooft zit. Tijdens het vertellen van die verhaallijn gebeurt er van alles in je hoofd. Dingen zijn voor jou vanzelfsprekend, je hebt er al beelden bij ontwikkeld, je hebt de kleuren al ingevuld en vul maar aan. Wat je vertelt ziet er voor een ander eruit als een stippellijntje en helaas voor je toehoorder: die kan niet in je hoofd kijken.
 
Hoe zit dat op de werkvloer?
Het leven zou een stuk aangenamer worden als we in elkaars hoofd kunnen kijken. Maar helaas. We zullen het moeten doen met wat we hebben. En dat houdt in dat we op de werkvloer veel onnodig werk verzetten omdat we niet altijd goed in staat zijn het complete plaatje voor de ander te schetsen. En naast misverstanden zorgt het dus ook voor verhoogde werkdruk. En meer werkdruk is tegenwoordig wel het laatste dat we kunnen gebruiken.

Wij lopen nogal eens op de werkvloer rond en zien en horen regelmatig niet complete instructies of uitleg voorbij komen. Laatst zat ik naast iemand toen er een mail binnenkwam met een verzoek om iets te doen. Enthousiast werd het opgepakt en wat later werd het resultaat getoond aan de opdrachtgever. Bleek niet goed te zijn. Het was incompleet en het had ook wel wat uitgebreider gemogen. Of ze even wat zaken kon aanpassen. Natuurlijk kon ze dat en opnieuw ging ze aan het werk. Ik heb die dag in het team rondgelopen en heb het hele scenario voor mijn ogen zien ontrollen. Want natuurlijk moest er na die tweede verbeterslag nog wat aangepast worden. Het gevolg was dat dit stuk minstens drie keer terug moest voordat de opdrachtgever tevreden was. Wat een verspilling van tijd en geld.
 
Zijn we ons het wel bewust?
Bij het bovenstaande voorbeeld haal je misschien je schouders op want je bent het gewend. Zo gaat het ook bij jullie in de organisatie. En je weet er nog wel wat meer te bedenken. Klopt! De voorbeelden zijn eindeloos. Probleem is dat we ons niet bewust zijn van dat we dit doen. Maar ook dat we ons niet bewust zijn dat we dit laten gebeuren. We houden het in stand want het is al zo gewoon geworden dat we elkaar er geen feedback meer over geven.
 
Daarom besteden we altijd aandacht aan communicatie in onze trajecten werkdrukverlaging en onderlinge samenwerking. Als het gaat om praten in stippellijntjes, houden wij medewerkers een spiegel voor. Je kan er tenslotte pas wat aan doen als je het herkent.