Wat wil je écht bereiken?

Blik van Anneke Gros

​Deze maand gaf ik de medewerkers van een backoffice team communicatietraining. Zij organiseren o.a. congressen in opdracht van projectleiders, die zeer uiteenlopende wensen hebben en die zeer verschillend communiceren. Goed doorvragen is dan een issue.

Een gesprek met de ander begint bij jezelf
Aan het begin van de training vertelde ik het volgende verhaal. “Jan en Maria zijn al een tijd getrouwd. Jan heeft een drukke fulltime baan en Maria werkt parttime. Er is weinig tijd voor gezamenlijke activiteiten. Daar heeft zij wel behoefte aan, maar ze denkt: “Hoe zeg ik dit? Hij heeft het tenslotte druk, dankzij hem kunnen we luxe op vakantie gaan en hij bedoelt het allemaal goed.” 

Dus zegt zij op een dag als hij moe thuis komt van zijn werk: “Jan, je werkt zo ontzettend hard. Is het niet tijd om eens wat anders te doen naast je werk?”
 
Jan mompelt wat en gaat de krant lezen. Op een dag komt Jan enthousiast thuis. Hij vertelt dat hij naar haar geluisterd heeft en zich opgegeven heeft voor een schaakclub!”
 
Wat gebeurt hier? Maria heeft haar wens zodanig verpakt dat de boodschap zoals zij het bedoelt niet overkomt. Want wat wil zij? Juist, samen met haar man iets gaan doen en dat is niet schaken!
 
Wat is je boodschap?
Met deze vraag zijn we aan de slag gegaan. Het besef kwam dat we vaak teveel geneigd zijn onze boodschap te verpakken: we communiceren de boodschap niet duidelijk genoeg.
 
Welke informatie heb je nodig?
Een van de opdrachten in de training was: welke informatie heb je nodig van de projectleider? Drie subgroepen formuleerden aan de hand van een checklist gesloten, gerichte en open vragen.
 
Doorvragen
In dezelfde subgroepen oefenden de medewerkers het gesprek met de projectleider. De observatoren gaven aan welke informatie nog ontbrak. Een deelnemer: “Je merkt dan dat je door moet vragen, dat de projectleider uit zichzelf niet meteen alle informatie geeft”.
 
Conclusie
Je hebt de inventarisatiefase in een gesprek nodig om alle informatie die je nodig hebt boven tafel te krijgen. Vraag wat in het hoofd van de ander zit zoveel mogelijk uit. De voordelen? Je bespaart tijd, voorkomt extra werk, je houdt de regie en je verhoogt je werkreputatie.