Word eens een beetje proactiever!

Beleving van Fabia Hooykaas

​“Ik verwacht van jou dat je proactiever wordt in je werk”,  zegt menig leidinggevende keer op keer. En het feit dat het keer op keer wordt gezegd, is natuurlijk al tekenend. Waarschijnlijk heeft die leidinggevende iets in zijn hoofd en de medewerker moet maar zien wat hij bedoelt. Want wat nou als die medewerker denkt geen proactiviteit in zich te hebben of gewoon niet weet hoe dat moet. Misschien heeft hij wel een paar keer zijn neus gestoten. Tja, dan kom je niet veel verder. Je kunt het als leidinggevende blijven wensen en herhalen maar het effect is nul.

Proactief versus reactief
Laten we eerst eens kijken wat we nou precies bedoelen met proactief. Proactief zijn betekent eigenlijk initiatief nemen met de blik naar voren gericht. Proactief zijn is dat je in situaties zelf het initiatief neemt, problemen of kansen signaleert en daar naar handelt. De ​tegenhanger is reactief zijn en dat betekent dat je reageert op het initiatief van iemand anders.

​Zelf noem ik dit het “piepsysteem”. Een reactieve reactie is altijd achteraf en zorgt ervoor dat je het initiatief uit handen hebt gegeven en dat je achter de feiten aanholt.  Situaties gaan dan ook niet zoals jij wilt dat ze gaan want die koers heeft de ander al bepaald. Een bekende uitdrukking die hiermee te maken heeft is: “Ik word geleefd”.
 
Als er proactief en reactief gedrag is dan is het goed om te kijken hoe dat in elkaar zit. Is proactief gedrag aangeboren of aangeleerd? Goede vraag. Ik heb er geen antwoord op. Wat ik wel weet is dat ik in veel verschillende werkomgevingen een verschil zie in gedrag. De medewerkers zijn niet overal in gelijke mate reactief of proactief. Er zijn nogal wat aspecten die invloed hebben op het gedrag van mensen. Karakter, opvoeding, ervaringen uit het verleden, de wijze waarop wordt aangestuurd en onbetrouwbaarheid. Waarschijnlijk zijn er nog veel meer aspecten die het gedrag bepalen dat mensen laten zien. En dat geldt ook voor proactief of reactief gedrag.
 
Een voorbeeld
Een prachtig voorbeeld van hoe reactief gedrag ontstaat bij medewerkers vind ik het verhaal dat een collega vertelde. Zij was interim manager bij een team dat bezig was met de opstart en inrichting van een nieuw callcenter. Zij had te maken met twee directeuren die heel capabel, commercieel, creatief en lichtelijk chaotisch waren. Zij waren de drijvende kracht achter het idee en bepaalden de uitvoer. Schijnbaar waren ze er zelf nog niet helemaal uit hoe alles moest gaan lopen en werd dit lopende het project bepaald. Dat betekende dat plan A werd gelanceerd en de mensen vol enthousiasme aan de slag gingen. Ze waren bijna klaar en dan moest het weer helemaal anders. Dit ging zo een tijdje door en mijn collega merkte dat haar eerst zo enthousiaste en proactieve medewerkers langzaam veranderden in medewerkers met een reactieve houding. En ze zei tegen mij: “Ik bespeur bij mijzelf dit gedrag ook. Je wacht gewoon op het volgende idee waarvan je weet dat het gaat komen”. In dit voorbeeld komt de wijze van aansturing en onbetrouwbaar gedrag samen. Spijtig dat deze proactieve mensen reactief gedrag gaan vertonen door het gedrag van in dit geval leidinggevenden. Ook spijtig dat de medewerkers deze ervaring meenemen in hun rugzakje, hetgeen zeker effect heeft op hun houding in nieuwe situaties.
 
Meetlat
Stel je voor dat jijzelf als proactief persoon verwacht dat anderen dat ook zijn. Dat ze aan een half woord genoeg hebben om te begrijpen wat jij wilt, automatisch de zaken oppakken en precies afleveren wat jijzelf ook zou doen. Je maakt dan grote kans teleurgesteld te worden. Hoor je het jezelf al zeggen: “Ik zou ……….” Precies, zeg ik dan altijd, dat zou JIJ doen en dat is JOUW meetlat en dat is waarom jij, jij bent. Dus verwachten dat de ander doet wat jij zou doen is een illusie.
 
Maar laten we het eens anders bekijken. Wat zou de leidinggevende anders kunnen doen? Domweg verwachten dat een reactief persoon proactief wordt omdat de leidinggevende dat zegt, is een sprookje.
 
Wat kun je doen?

• Leg medewerkers uit wat jou opvalt in hun reactieve gedrag en maak ze daarmee bewust wat ze nu laten zien, wat er anders kan en wat het effect daarvan is.
• Maak opdrachten proactief. Medewerkers dus meer begeleiden in wat je van ze verwacht. Ze letterlijk de proactieve weg wijzen.
• Vraag oplossingen en vraag welke rol ze daarin spelen.
• Geef medewerkers de ruimte om zelfstandig te kunnen werken en beslissingen te kunnen nemen.
• Creëer een omgeving waarin fouten mogen worden gemaakt. Voorkom de angstige afrekencultuur.
• Maak doelstellingen en verwachtingen duidelijk.
• Voorkom te strakke procesoptimalisatie, dit zorgt ervoor dat er geen creativiteit meer is en dat werkt reactiviteit in de hand.
• Check altijd of alles is begrepen.
• Wees beschikbaar voor het stellen van vragen.
• En de belangrijkste, geef zelf het goede voorbeeld.

 
Niet iedereen is proactief
Houd er rekening mee dat sommige mensen nooit proactief zullen worden. Is dat erg? Welnee. Stel je voor dat we allemaal heel proactief worden. Ik moet er niet aan denken. Het is net zoals met alles, er zijn altijd tegenhangers nodig anders is de balans volledig zoek. Zowel proactief als reactief heeft kwaliteiten en die moeten we koesteren.
Maar zoals het altijd gaat met gedrag: veranderingen of aanpassingen worden alleen bereikt als de persoon er last van heeft en hij het gewenste gedrag zelf als een verbetering of succes ervaart.